Hướng dẫn lập Mẫu 05/KK-TNCN quý III/2026 trên HTKK và Dịch vụ công Thuế

1. Quý III/2026 kê khai Mẫu 05/KK-TNCN theo Thông tư 89 hay Thông tư 80?

Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định Mẫu 05/KK-TNCN tại Phụ lục I. Theo đó, kỳ tính thuế quý III/2026 thuộc thời gian áp dụng mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Tuy nhiên, trước khi kê khai, doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo mới nhất của cơ quan thuế và mẫu biểu thực tế được hỗ trợ trên HTKK, Cổng Dịch vụ công Thuế. Trường hợp hệ thống chưa cập nhật biểu mẫu mới, cần thực hiện theo hướng dẫn chuyển tiếp và thông báo của cơ quan thuế.

2. Cách lập Mẫu 05/KK-TNCN quý III/2026 trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp và kiểm tra thông tin người nộp thuế trước khi lập tờ khai.

Bước 2: Chọn tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Trong danh mục tờ khai, chọn tờ khai thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Chọn đúng mẫu mà phiên bản HTKK đang hỗ trợ. Nếu hệ thống chưa cập nhật biểu mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, thực hiện theo hướng dẫn chuyển tiếp và thông báo của cơ quan thuế.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

• Chọn kỳ kê khai: Quý III năm 2026.

• Chọn tờ khai lần đầu nếu chưa nộp tờ khai của kỳ này.

• Nếu điều chỉnh tờ khai đã nộp, chọn hình thức khai bổ sung theo hướng dẫn trên phần mềm.

• Kiểm tra thông tin mã số thuế và thông tin doanh nghiệp.

Bước 4: Nhập các chỉ tiêu trên tờ khai

Người nộp thuế tổng hợp số liệu từ bảng lương, chứng từ chi trả thu nhập và hồ sơ khấu trừ thuế trong tháng 7, tháng 8 và tháng 9/2026. Các chỉ tiêu cần được xác định theo đúng mẫu đang sử dụng.

Các chỉ tiêu cơ bản trên Mẫu 05/KK-TNCN theo Thông tư 89/2026/TT-BTC gồm:

• Chỉ tiêu [01] – Kỳ tính thuế: Ghi kỳ tính thuế theo quý và năm, cụ thể là Quý III năm 2026.

• Chỉ tiêu [02] – Lần đầu: Đánh dấu nếu đây là lần đầu nộp tờ khai của kỳ tính thuế.

• Chỉ tiêu [03] – Bổ sung lần thứ: Ghi số lần khai bổ sung nếu đã nộp tờ khai trước đó và thực hiện điều chỉnh.

• Chỉ tiêu [04] – Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo thông tin đăng ký thuế.

• Chỉ tiêu [05] – Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế.

• Chỉ tiêu [06] đến [10]: Khai địa chỉ, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố, số điện thoại và email liên hệ.

• Chỉ tiêu [11] đến [13]: Khai thông tin tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ làm thủ tục về thuế và hợp đồng dịch vụ nếu có.

• Chỉ tiêu [14]: Đánh dấu nếu thuộc trường hợp phải phân bổ thuế do có đơn vị hạch toán phụ thuộc tại địa bàn cấp tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính.

• Chỉ tiêu [15] – Tổng số người lao động: Ghi tổng số người lao động được trả thu nhập trong kỳ.

• Chỉ tiêu [16] – Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Ghi số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động và nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ.

• Chỉ tiêu [17] đến [19]: Tổng hợp số cá nhân đã bị khấu trừ thuế, gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú.

• Chỉ tiêu [20] đến [23]: Tổng hợp thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú, cá nhân không cư trú và khoản thu nhập chịu thuế từ phí mua bảo hiểm thuộc diện kê khai.

• Chỉ tiêu [24] đến [28]: Kê khai tổng thu nhập được miễn thuế và các khoản thu nhập được miễn theo từng nhóm quy định.

• Chỉ tiêu [29] đến [34]: Tổng hợp thu nhập chịu thuế thuộc diện phải khấu trừ và thu nhập tính thuế của cá nhân cư trú, cá nhân không cư trú.

• Chỉ tiêu [35] đến [41]: Kê khai số thuế phải khấu trừ, số thuế được miễn và các khoản thu nhập, số thuế được miễn đối với nhóm đối tượng thuộc trường hợp pháp luật quy định.

• Chỉ tiêu [42] đến [45]: Tổng hợp số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, bao gồm số thuế khấu trừ của cá nhân cư trú, cá nhân không cư trú và thuế khấu trừ trên khoản phí mua bảo hiểm thuộc diện kê khai.

Lưu ý: Các số thứ tự và nội dung chỉ tiêu nêu trên áp dụng cho mẫu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC. Nếu HTKK đang cung cấp mẫu cũ theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cần đối chiếu đúng cấu trúc của mẫu đó, không nhập số liệu theo thứ tự chỉ tiêu của mẫu mới.

Bước 5: Kiểm tra và kết xuất tờ khai

Sau khi nhập dữ liệu, kiểm tra số liệu giữa tờ khai với bảng lương, chứng từ chi trả và số thuế đã khấu trừ. Tiếp đó, chọn chức năng ghi hoặc kiểm tra tờ khai trên phần mềm.

Nếu tờ khai hợp lệ và hệ thống hỗ trợ kết xuất XML, lưu tệp XML để nộp qua mạng.

Hướng dẫn lập Mẫu 05/KK-TNCN quý III/2026 trên HTKK và Dịch vụ công Thuế. Ảnh minh họa 

3. Cách kê khai Mẫu 05/KK-TNCN trên Cổng Dịch vụ công Thuế

Bước 1: Truy cập và đăng nhập

Truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế.

Đăng nhập bằng tài khoản được hệ thống hỗ trợ, chọn đối tượng đăng nhập là doanh nghiệp và nhập thông tin tài khoản theo hướng dẫn.

Bước 2: Chọn thủ tục và tờ khai

Vào mục Thủ tục hành chính, tìm tờ khai 05/KK-TNCN hoặc mã thủ tục hành chính 2.002235 – Tờ khai thuế thu nhập cá nhân của tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế đối với tiền lương, tiền công.

Chọn chức năng nộp hồ sơ để tiếp tục.

Bước 3: Chọn hình thức nộp hồ sơ

Tùy nhu cầu và chức năng hệ thống đang hỗ trợ, người nộp thuế có thể lựa chọn:

• Nộp XML: Áp dụng khi đã lập tờ khai trên HTKK và kết xuất được tệp XML theo định dạng hệ thống tiếp nhận.

• Kê khai trực tuyến: Nhập dữ liệu trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công theo các trường thông tin hiển thị.

Nếu chọn kê khai trực tuyến, nhập thông tin và số liệu theo đúng mẫu mà hệ thống cung cấp, sau đó kiểm tra lại trước khi chuyển sang bước ký nộp.

Bước 4: Ký điện tử và nộp tờ khai

Kiểm tra thông tin người nộp thuế, kỳ kê khai và số liệu trên tờ khai. Thực hiện ký điện tử theo hướng dẫn của hệ thống, nhập mã PIN chữ ký số nếu được yêu cầu và xác nhận nộp hồ sơ.

Chỉ coi hồ sơ đã nộp thành công khi hệ thống trả về thông báo hoặc biên nhận xác nhận tiếp nhận hồ sơ.

Bước 5: Theo dõi kết quả xử lý

Sau khi nộp, lưu lại biên nhận và thông tin giao dịch. Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống; nếu hồ sơ bị từ chối hoặc có thông báo cần điều chỉnh, thực hiện theo nội dung phản hồi của cơ quan thuế.

4. Hạn nộp tờ khai thuế TNCN quý III/2026

Theo quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý, hạn nộp thông thường là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Đối với quý III/2026, ngày 31/10/2026 rơi vào thứ Bảy nên hạn nộp được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo, thứ Hai, ngày 02/11/2026.

Doanh nghiệp nên kiểm tra biểu mẫu và trạng thái hệ thống trước hạn nộp, đồng thời lưu lại thông báo tiếp nhận hồ sơ để có căn cứ đối chiếu khi cần thiết.