Nhân viên hành chính nhân sự làm gì? Những công việc thường gặp tại doanh nghiệp

Trong hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự (HCNS) thường đứng sau nhiều công việc liên quan đến người lao động và vận hành văn phòng. Từ khi một nhân sự được tuyển vào làm việc cho đến quá trình ký hợp đồng, chấm công, nghỉ phép hay hoàn tất thủ tục nghỉ việc, HCNS có thể tham gia ở nhiều khâu khác nhau.

Tùy quy mô doanh nghiệp, nhân viên HCNS có thể phụ trách riêng một mảng hoặc đảm nhận đồng thời cả công việc hành chính và nhân sự.

Nhân viên hành chính nhân sự làm gì, những công việc thường gặp tại doanh nghiệp. Ảnh minh họa 

Những mảng công việc chính của nhân viên HCNS

Theo dõi quá trình làm việc của người lao động

Một trong những phần việc quan trọng của HCNS là quản lý thông tin nhân sự trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Nhân viên HCNS có thể cập nhật thông tin cá nhân, tiếp nhận hồ sơ khi nhân viên mới vào làm, theo dõi quá trình ký kết hợp đồng và thực hiện các thủ tục khi hợp đồng thay đổi hoặc chấm dứt.

Bên cạnh đó, các giấy tờ như đơn nghỉ phép, giấy xác nhận, đề nghị điều chỉnh thông tin hay các hồ sơ liên quan đến người lao động cũng cần được tiếp nhận và lưu trữ theo quy trình của doanh nghiệp.

Đảm bảo hồ sơ nhân sự được quản lý đầy đủ

Hồ sơ là một phần quan trọng trong công tác nhân sự. HCNS có trách nhiệm sắp xếp, cập nhật và bảo quản các tài liệu liên quan đến người lao động.

Tùy yêu cầu của doanh nghiệp, công việc có thể bao gồm:

• Kiểm tra và bổ sung hồ sơ nhân sự còn thiếu.

• Phân loại, lưu trữ hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử.

• Theo dõi thời hạn của các loại giấy tờ, hợp đồng.

• Cập nhật thay đổi về thông tin nhân viên.

• Bảo đảm thông tin nhân sự được quản lý và cung cấp đúng thẩm quyền.

Việc quản lý hồ sơ chặt chẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện khi cần tra cứu hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến người lao động.

Phối hợp tìm kiếm nhân sự mới

Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu tuyển dụng, HCNS có thể phối hợp với các phòng ban để triển khai quá trình tìm kiếm ứng viên.

Từ yêu cầu tuyển người của từng vị trí, nhân viên HCNS có thể thực hiện đăng tin, tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc ứng viên và liên hệ để sắp xếp phỏng vấn.

Sau khi ứng viên được lựa chọn, HCNS tiếp tục hỗ trợ các thủ tục nhận việc, hướng dẫn nội quy và cung cấp những thông tin cần thiết để nhân sự mới bắt đầu công việc.

Đối với hoạt động đào tạo, HCNS cũng có thể phối hợp xây dựng kế hoạch hoặc tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Theo dõi chấm công và các dữ liệu phục vụ tính lương

Chấm công là một trong những nội dung HCNS thường xuyên phải theo dõi. Dữ liệu về ngày làm việc, ngày nghỉ, nghỉ phép hoặc các trường hợp điều chỉnh công có thể được tổng hợp để phục vụ việc tính lương.

Tùy cách phân công tại từng doanh nghiệp, HCNS có thể phối hợp với kế toán hoặc bộ phận tiền lương để kiểm tra dữ liệu trước khi lập bảng lương và thực hiện chi trả.

Quản lý những gì thuộc về văn phòng

Không chỉ làm việc với hồ sơ nhân sự, HCNS còn có thể phụ trách nhiều công việc giúp văn phòng duy trì hoạt động hàng ngày.

Trong đó có việc theo dõi máy móc, thiết bị, bàn ghế, văn phòng phẩm và các tài sản dùng chung. Khi tài sản được cấp cho nhân viên hoặc phòng ban, HCNS có thể thực hiện bàn giao, cập nhật tình trạng sử dụng và theo dõi việc thu hồi khi cần.

Đối với thiết bị hư hỏng hoặc cần thay thế, nhân viên HCNS có thể tổng hợp nhu cầu và đề xuất phương án sửa chữa, bảo trì hoặc mua mới.

Đồng hành cùng các hoạt động nội bộ

HCNS cũng thường tham gia vào những hoạt động tạo sự gắn kết trong doanh nghiệp. Tùy từng đơn vị, công việc có thể liên quan đến tổ chức hội họp, sinh nhật nhân viên, hoạt động tập thể, chương trình nội bộ, tổng kết hoặc các sự kiện của công ty.

Một số doanh nghiệp còn giao cho HCNS hỗ trợ công tác lễ tân như đón tiếp khách, tiếp nhận điện thoại, chuẩn bị phòng họp hoặc hỗ trợ các công việc phát sinh tại văn phòng.

HCNS cần những kỹ năng nào?

Do phạm vi công việc tương đối rộng, nhân viên HCNS thường cần khả năng sắp xếp công việc, quản lý hồ sơ và giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau. Bên cạnh đó, sự cẩn thận trong xử lý giấy tờ, khả năng sử dụng các công cụ văn phòng và hiểu biết về quy trình nhân sự cũng là những yếu tố cần thiết.

Ở những doanh nghiệp có quy mô lớn, công việc HCNS thường được chia thành nhiều vị trí chuyên biệt như tuyển dụng, C&B, hành chính, đào tạo hoặc quan hệ lao động. Trong khi đó, tại doanh nghiệp nhỏ, một nhân viên có thể đồng thời đảm nhận nhiều đầu việc.

Cơ hội việc làm hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là nhóm công việc xuất hiện tại nhiều loại hình doanh nghiệp, từ sản xuất, thương mại, dịch vụ đến các đơn vị có hoạt động văn phòng. Tùy kinh nghiệm và chuyên môn, người lao động có thể bắt đầu từ vị trí nhân viên hành chính, nhân sự tổng hợp rồi phát triển lên các vị trí chuyên môn hoặc quản lý.

Nếu đang tìm kiếm việc làm HCNS, ứng viên nên thường xuyên cập nhật hồ sơ cá nhân, xác định nhóm công việc phù hợp với kinh nghiệm và theo dõi các tin tuyển dụng mới để chủ động nắm bắt cơ hội.